Réunionite aiguë : Comment réduire le nombre de réunions en entreprise ?

12 Mar
Les salariés français passent leur temps en réunion, mais est-ce vraiment si utile?

On a parfois l’impression de passer plus de temps en réunion qu’à accomplir son travail     (Illustration – Flick par antoniofurno) 

Les salariés français passent leur temps en réunion, mais est-ce vraiment si utile ? Comment y remédier ? 

Certains salariés ont l’impression de ne pas pouvoir travailler certains jours de la semaine, tant ils sont occupés par les réunions, il en résulte une forme de résignation face à la contrainte du système. Ce qui n’empêchent pas ces mêmes salariés, de réclamer de nouvelles réunions… Car paradoxalement, les réunions sont souvent perçues positivement dans l’entreprise.

Un mal français

70% des entreprises françaises planifient au moins sept réunions par semaine contre environ 55 % dans les autres pays européens et aux Etats-Unis. Au quotidien, les cadres français passeraient ainsi un tiers de leur temps en réunion.

Un phénomène national qui a même conduit à inventer un nom barbare : la « réunionite aigüe ». Une expression qui désigne à la fois le fait d’organiser de trop nombreuses réunions, et la perte d’efficacité qu’elles engendrent, en empiétant sur le temps de travail effectif des personnes.

Pourquoi tant de réunions ?

Le chef d’équipe aura d’autant tendance à les multiplier, que les équipes sont divisées fonctionnellement et par projets. La structure de l’entreprise de plus en plus compartimentée induit un besoin de communication plus avancé entre les équipes, qui se traduit trop souvent par des réunions, des points d’avancements, et des plannings, quand un simple mail peut parfois remplir le même office. Le problème est général et semble aller en s’aggravant. De plus en plus de travail en équipe, un nombre grandissant de sujets sur lesquels il faut être au courant… donc plus de réunions ?

Quelques bonnes pratiques à mettre en place :

Le premier point essentiel est de s’interroger sur la finalité de la réunion : « en quoi est-ce utile ? » ; « est-ce important ? ».

  • Si la réponse est difficile à trouver, c’est sans doute que la réunion n’a pas beaucoup de sens, des mails ou des rendez-vous téléphoniques seront sans doute suffisants.

Ensuite, qui doit être présent à la réunion ?

  • Seules les personnes réellement impliquées par le sujet doivent être conviées à la réunion.
  • Pour éviter des réunions trop longues et des retards, le groupe ne devra pas dépasser une dizaine de personnes.
  • Penser à la qualité des participants, une réunion efficace se tient sans plusieurs niveaux hiérarchiques.

Enfin, il convient d’être exigeant sur certaines règles de fonctionnement.

  • Ne pas tolérer les retards, ceux-qui dérogent à la règle encouragent les autres à faire de même, un cercle vicieux qui fait perdre du temps à tout le monde. Pour encourager les gens à être à l’heure, on peut mettre en place une tirelire symbolique pour les retardataires.
  • Définir le type de réunion et s’y tenir : d’information, de résolution de problèmes, de suivi de travail, de négociation…
  • En dehors des réunions d’informations, il faut éliminer le volet d’information en transmettant aux participants la documentation pertinente avant l’événement. Trop de discussions tournent en rond car les gens arrivent sans s’être préparés
  • Pas de réunion avant 9 h 30 et après 18 heures, pour respecter l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
  • Privilégier quand c’est possible, les réunions entre midi et 14 heures, pour ne pas trop empiéter sur le business.

Dans tous les cas, il ne faut pas perdre de vue l’intérêt de la réunion : créer une dynamique collective et de susciter la coopération dans une équipe. Une réunion peut être agréable, une salle avec des poufs ou des canapés, des fauteuils, des tables basses, ou commander des pizzas, tout est possible.

Yann-Maël Larher

3 Réponses to “Réunionite aiguë : Comment réduire le nombre de réunions en entreprise ?”

  1. mangin 12 mars 2012 à 12:42 #

    L’illustration est assez parlante : cette réunion ne sert à rien.
    L’article constitue un excellent rappel des règles du jeu élémentaires de l’organisation de réunions. Elles sont simples et de bon sens.
    Alors pourquoi les français ne s’y « mettent-ils pas » ?

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  2. Gabriel Brabant 3 décembre 2012 à 14:42 #

    Bonjour « Travail et Equilibre »
    et bonjour Yann-Maël,

    L’ensemble de l’article est pertinent et pose les bonnes questions au sujet des réunions « infernales » en France.

    Par contre, je souhaite rebondir en particulier sur la proposition de faire les réunions entre 12h et 14h « pour ne pas empiéter sur le business ».

    Pour reprendre le titre du blog, ça me semble effectivement « parfait » en termes d' »équilibre » parce que ça empiète quand même très clairement sur la « pause déjeuner » qui n’est même pas rémunérée…

    Illustration :
    Chez Jalma, Cabinet de conseil en stratégie marketing dans le domaine des assurances, la réunion hebdomadaire avait effectivement lieu entre midi et 14h. Les plateaux repas étaient prévus. Par contre, le « dernier arrivé » avait comme consigne de prendre des notes pour faire le compte-rendu de réunion… et tout cela était officiellement du temps « non travaillé ».

    D’ailleurs, vu les pratiques actuelles de « pause-déj-sandwich-devant-le-claiver », je propose de revoir l’heure qui est décomptée automatiquement du temps de travail entre 12 et 14.

    Illustration inverse :
    Chez BTG – Holding familiale des marques Juvamine, Mercurochrome, Vivasanté, Urgo – le système de badge décomptait 1h de pause déj même si on s’absentait « effectivement » 35 minutes pour aller manger un sandwich – voire 12 min pour aller en acheter un.
    Si le lendemain, vous alliez déjeuner sur 1h12. On vous enlevait… 1h12…

    Du coup, à mes yeux, soit une réunion est « indispensable pour le business », soit il vaut mieux complètement s’abstenir de bloquer plus de trois personnes dans une salle, pour les éviter de les voir se comporter comme des ados de 14 ans en cours de Français, à savoir : « lequel d’entre-eux sera le plus dissipé » : mails sur le blackberry, surf sur l’Iphone, prise d’appels « super urgents en cours de phrase », « contre-conversations » à deux pendant que l’orateur s’exprime…

    Quel bonheur de ne plus vivre tout cela. C’est intenable pour un certains nombres de salariés qui avancent aux résultats, et pas « au cirage de pompes en réunion »…

    En tout cas, ça a le mérite de lancer le débat.

    A bientôt,

    Gabriel Brabant

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  3. Axel 1 juin 2015 à 15:59 #

    Cet article détaillé est très intéressant. En effet de nos jours nous passons de plus en plus de temps en réunion. Comme le dit l’adage: « le temps c’est de l’argent ». Il est donc important d’optimiser le temps passé en réunion. Je trouve importante de rappeler les principes de bases pour organiser efficacement des réunions, mais également d’insister sur des éléments moins connus.
    En particulier je pense à un point abordé dans ce papier, à savoir l’évaluation préliminaire de l’intérêt ou non de la réunion. Cela ne paraît pas miraculeux au premier abord mais parfois on se retrouve dans une réunion et on se demande l’intérêt véritable de la rencontre… Je pense qu’il est important de comprendre que la réunion est chronophage et doit donc être utilisée à bon escient! Il ne faut pas convoquer 15 collaborateurs si une simple discussion informelle au détour d’un bureau suffit pour lever un blocage.
    Un point qui aurait pu également être abordé est le fait de mettre à l’aise les participants en début de réunion. Cette notion est évoqué dans un article traitant aussi de la problématique des réunions en entreprise. Cela me semble primordial. Le but est de mettre chacun dans les meilleures conditions pour qu’il puisse s’exprimer au mieux et ainsi faire avancer tout le groupe dans le même sens!

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